REKISTERISELOSTE

REKISTERISELOSTE

Hyväksytty yhdistyksen hallituksen kokouksessa 15.10.2018

Henkilötietolain (523/1999) 10 § mukainen rekisteriseloste

  1. Rekisterin nimi

Suomen Merentutkijat – Havsforskarna i Finland ry:n jäsenrekisteri

  1. Rekisterinpitäjä

Nimi:                   Suomen Merentutkijat – Havsforskarna i Finland ry
Verkkosivut:       www.merentutkijat.fi
Osoite:               c/o sihteeri, Juha-Markku Leppänen, Iirislahdenranta 8, 02230 Espoo.
Sähköposti:              sihteeri@merentutkijat.fi

  1. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Jäsenasioista vastaava sihteeri, sihteeri@merentutkijat.fi

  1. Rekisterin pitämisen peruste

Yhdistyksen jäsenyys

  1. Rekisterin käyttötarkoitus

Rekisterin tarkoituksena on kerätä yhdistyksen jäsenistä yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot ja muut yhdistyksen toimintaa varten tarpeelliset tiedot. Yhteys- ja jäsenyystietoja kerätään jäsenasioiden hoitamista, tiedotusta ja laskutusta varten. Tiedoista voidaan koota tilastoja, joista yksittäistä jäsentä ei ole mahdollista tunnistaa.

Jäsentietoja käsittelevät jäsenasioista vastaava sihteeri ja rahastonhoitaja. Jäsenrekisteri on taulukkolaskentatiedostona sihteerin salasanalla suojatulla tietokoneella. Jäsenmaksurekisteri on niin ikään taulukkolaskentatiedostona salasanalla suojatulla rahastonhoitajan tietokoneella. Sihteerillä on tästä kopio.

Jäseneksi hakeva lähettää jäsenhakemuksen yhdistyksen verkkosivun (www.merentutkijat.fi) kautta täyttämällä jäsenhakemuskaavakkeen. Kaavakkeen tiedot eivät jää palvelimelle vaan välittyvät sihteerin sähköpostiin. Sihteeri siirtää tiedot käsin jäsenrekisteriin.

  1. Rekisterin tietosisältö

Jäsenrekisteriin kerätään pakollisina tietoina yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot, eli jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka. Lisäksi kerätään seuraavat tiedot:

– Jäsenien yhteystiedot (postiosoite, puhelin ja sähköposti)

– Jäsenyystiedot (jäsenyyden alkamisajankohta)

Jäsenmaksurekisteriin kerätään tiedot laskutuksista ja maksusuorituksista.

  1. Rekisterin tietolähteet

Jäsenrekisteriin kirjattavat tiedot saadaan jäsenen tai jäsenyyttä hakevan henkilön omalla ilmoituksella tai jäsenyyttä hakevan henkilön ilmoituksella jäsenhakemuslomakkeen kautta.

  1. Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisteriin tallennettuja tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle, ei myöskään EU-alueen tai ETA:n ulkopuolelle.

  1. Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Sähköinen jäsenrekisteri sijaitsee käyttäjätunnuksin suojatulla tietokoneella. Suomen merentutkijat ry huolehtii tietoturvan säilymisestä parhaan kykynsä mukaan.

  1. Tarkastusoikeus

Rekisteriin merkitty henkilö voi tarkastaa mitä tietoja hänestä on merkitty yhdistyksen jäsenrekisteriin tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Tietojen tarkastuspyyntö on esitettävä kirjallisesti yhdistyksen hallitukselle.

  1. Rekisteritietojen korjaaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn henkilön vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.